Leer in 1 minuut hoe je een nieuwsbrief kunt maken en versturen met Word, Microsoft Outlook en Excel. Speciale nieuwsbrief software is niet nodig.

nieuwsbrieven-versturen-met-word-en-excel

Word nieuwsbrief maken op naam

Startpunt is een geopend Worddocument en gebruik van Verzendlijst / Mailmerge. Je hebt hiervoor een Excel bestand nodig met als extra kolommen: aanhef en e-mailadres. Tip bij Word Nieuwsbrief versturen: verstuur de e-nieuwsbrief eerst aan jezelf, dan pas aan klanten. Ga je heel vaak mailings versturen? Denk dan aan Mailchimp als nieuwsbrief tool. Lees nu over Word:

 

Stappen e-nieuwsbrieven versturen via Word mailmerge

  1. Maak je e-nieuwsbrief aan in Word, plak je e-mailhandtekening er gewoon in en stel alle lettertypen gelijk, ook qua grootte. Een wettelijke verplichting is dat mensen zich kunnen afmelden van je nieuwsbrief. Je leest onderin dit bericht hoe je een reply emailadres instelt voor mensen die zich willen afmelden* (lees bij ad* afmelden hoe je een link plaatst voor afmelden)
  2. Maak een (test) Excel bestand aan met twee kolommen: aanhef en e-mailadres. In de kolom ‘aanhef’ kent elk record de waarde: ‘heer’ of ‘mevrouw’, in kolom 2 komen de emailadressen onder elkaar te staan.
  3. Koppel je geopende Wordbestand met de bestaande lijst in Excel via “Mailing versturen” (of: Mailmerge). Oftewel: Verzendlijsten -> Adressen selecteren -> gebruik Bestaande lijst. Kies voor “Werkblad1”.
  4. Ga met je cursor achter “Geachte” staan in je Worddocument. Kies voor “Samenvoegvelden invoegen”. Kies voor ‘Aanhef’. In je Word document verschijnt <<aanhef>>.
  5. Via ‘Voorbeeld van het resultaat testen’ kun je door je brieven heen klikken via de pijltjes. Alle namen komen zo langs. Beter is om je Excel lijst eerst te controleren, zodat deze controle stap in Word niet hoeft.
  6. Verstuur de e-nieuwsbrief eerst aan jezelf, dan pas aan klanten. Je kunt dus beter een dummy-Excel werkmap aanmaken met alleen jouw aanhef en e-mailadres.
  7. Controleer hoe je e-nieuwsbrief jou bereikt (check links en plaatjes!)

Tip: Doe een testmailing voor je e-nieuwsbrieven definitief verstuurt!

ad * afmelden instellen binnen nieuwsbrief in Word

  • Typ het woord ‘Afmelden van deze nieuwsbrief’.
  • Ga naar invoegen, kies Hyperlink invoegen Hyperlink button
  • Kies in de linkerkolom eerst de optie E-mail Address link

Creating a hyperlink to an email address

  • Type je emailadres in veld ‘E-mail address’
  • Type in veld twee, het onderwerp, de tekst: ‘Graag afmelden voor de nieuwsbrief’.
  • Druk OK (test de link via Ctrl+linkermuisknop)

Grote aantallen Word Nieuwsbrieven versturen? Gebruik dan Mailchimp!

Het is natuurlijk prima om nieuwsbrieven in Word te maken en te versturen. Zeker als je per mailing niet meer dan 50 emailadressen stuurt. De kans is dan klein dat jouw emailadres als SPAM afzender te boek komt te staan. Echter, verstuur je vaker Word nieuwsbrieven, aan 100 mensen of meer, overweeg dan een professionelere aanpak dan mailings in Word te maken, gebruik dan liever Mailchimp (gratis). Dit mailprogramma kost een avond om te leren, maar is gratis te gebruiken voor opmaken en verzenden van e-nieuwsbrieven aan 2000 personen. Bij grotere massa’s rekent Mailchimp een tarief per maand. Het grote voordeel van Mailchimp is dat mensen zich via een (WordPress) website kunnen inschrijven. Daarbij is het mogelijk om slim om te gaan met banners en zo meer mensen te werven als inschrijver op de nieuwsbrief. Voor WordPress website is de plugin Thrive Leads de meest professionele (betaald). Maar Mailchimp webformulieren kunnen ook.

E-nieuwsbrieven bewuster inzetten?, lees ook deze tips:

Boeken over e-mailmarketing nieuwsbrieven:

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *