Vanuit mijn ervaring in de communicatie heb ik veel ICT-projecten van nabij gevolgd. Anno 2020 zijn dit mijn gratis strategische ICT adviezen voor de primaire processen in je organisatie. En welke lijnen je dus volgt in informatisering en automatisering op een moderne manier.
Dit zijn voor mij open deuren, maar voor jou misschien niet, als het gaat om de digitale koers te gaan bepalen. En/of het applicatielandschap opnieuw te gaan invullen.
Strategische ICT adviezen: Primaire processen herontwerpen
Hoe moet je in grote lijnen denken over je eigen ICT-omgeving. Vanuit mijn ervaring bij allerlei organisaties, non-profit en overheid, zijn dit lijnen waarin ik denk.
Blijf wendbaar met je ICT
Een algemeen ICT advies is systemen te kiezen die bekend zijn in de markt. Tenzij je een start-up bent. Maar in de meeste gevallen is je eigen bedrijfsvoering helemaal niet uniek (al roept iedereen dat wel). En kun je prima uit de voeten met bekende systemen die ook voor een bepaald doel zijn gemaakt. Daar kies je die ICT-systemen ook op uit. Ga niet op zoek naar één ICT-leverancier of één pakket dat alles heeft.
Tegenwoordig kun je systemen koppelen. En kun je beter daarin investeren dan in een systeem met allerlei onderlinge afhankelijkheden en een systematiek die uiteindelijk daardoor muurvast komt te zitten. Een systeem dat enkele jaren geleden is samengesteld; kan onvoldoende meebewegen met haar schare gebruikers als vele functies bij elkaar in de licentie zitten. Grote pakketten, die wereldwijd werken, kunnen prima geïmplementeerd worden. Waarbij gezegd moet worden dat er consultancy (externen) bij nodig zijn om alle voordelen (beloofd bij aankoop) ook terdege en goed te implementeren.
Professionele ICT-opdrachtgever inhuren
Als je geen goede ICT-opdrachtgever kunt zijn, koop die kennis dan in. ICT-projecten zijn schreeuwend duur, dus die investering pakt vast goed uit. Een opdrachtgever inhuren dus.
Digitale koers bepalen: geen maatwerk software, wel koppelingen bouwen tussen software systemen
Kies de benodigde ICT-systemen. Vervolgens bouw je geen software, maar laat je wel koppelingen bouwen om import en export van data mogelijk te maken, wanneer dat nodig is. Gegevens die andere organisaties sowieso bewaren, kun je beter mee koppelen, dan alles in je eigen databases op te slaan. Natuurlijk moet je kerninformatie en informatie die je zelf creëert als organisaties natuurlijk wel (ook) opslaan in je eigen database. De reden dat ik je afraad om maatwerk software te maken, is dat dit hoge kosten kan opleveren in allerlei opzichten: kinderziekten, slechte usability, slechte support, moeten herbouwen na enkele jaren (omdat de ICT-wereld om je heen is veranderd).
Wat beter werkt: investeer in standaard software (desnoods de marktleider) en betaal voor consultancy op de gekozen software maximaal te laten aansluiten bij de bedrijfsprocessen. Ga daarbij niet uit van de bedrijfsprocessen nu, maar kijk naar de output die de nieuwe ICT-systematiek zou moeten hebben. Redeneer vanuit dat vertrekpunt naar de processen die je wilt voor je nieuwe ICT.
Interne projectgroep ook voeden met futuristen
Kijk bij andere organisaties in de keuken. Hoor de ervaringen. Zet in je ICT-projectgroep ook nieuwe mensen die niet uitgaan van de bestaande methodiek, maar juist kennis hebben van hoe het kan met moderne ICT. Het verleden is geen referentiepunt. Opnieuw ontwerpen, en opnieuw samenstellen van de ICT, dat werkt beter. Hoe je het in 2014 deed. Is niet hoe je dat doet in 2020. Bijvoorbeeld omdat de nieuwe privacywet een doel-middelen koppeling vraagt, wat zich vertaalt naar een bepaalde ICT-opzet.
Scrum / Agile werken
Bij inrichting van systemen of softwarepakketten: Werk vanuit user-cases op basis van de Moscow methode. Ontwikkel software en websites in sprints van, bijvoorbeeld, twee weken.
Test met medewerkers en klikmodellen
Hoe minder onnodige handelingen, hoe meer tijd de software oplevert. Goede usability moet ook tijdens het ontwerpproces meegenomen, tijdens de bouw en na oplevering. Klankbordgroep blijven betrekken. Usability is een speerpunt in de ontwikkeling! Via klikmodellen en concepten voorleggen, kun je veel inzichten opdoen vanuit toekomstige gebruikers van het systeem. Niet een systeem dat je gaat bouwen, maar gaat inrichten in de standaardsoftware. Maatwerk wil je niet. En is pas je laatste optie.
Strategisch ICT advies: werkplekken / kantoorautomatisering
Waarom niet werken met Office 365? Als je een startup bent of klein bedrijfje kun je met Gmail werken natuurlijk. Als je data maar in Europa opgeslagen wordt, dan (AVG-wet).
Strategische ICT adviezen: CRM
Kies een CRM systeem dat goed is in CRM. Kies niet voor een applicatie die óók CRM aanbiedt. Wel kun je, als maatwerk, koppelingen laten aanbrengen tussen standaard systemen. Kies gewoon een bekende speler op de markt. Het hoeft niet de duurste te zijn, maar waarom niet kiezen voor een wereldwijde speler? Of Europees. Vertalen van software naar het Nederlands is ook prima technisch op te lossen. Vergeet niet langs andere bedrijven of vestigingen te gaan om ideeën op te doen. Of in een ander land, zodat je geen concurrent bent, maar op dit gebied elkaar kan behoeden voor ICT-valkuilen die je liever voorkomt.
Strategisch ICT advies: intranet kiezen
Gebruik een documentsysteem, mogelijk binnen het intranet. Zorg dat mensen centraal kunnen werken aan documenten, zonder dat ze bestanden en verschillende versies aan elkaar hoeven te mailen. Denk aan Microsoft Sharepoint. Of anders aan een sociaal intranet systeem waarin dit ook kan. Elke medewerker moet daarbij zelf kunnen publiceren. In nieuwsgroepen, in teams, of in de homepage stream. Zoek niet een hippe club die het nu helemaal anders doet, maar een partij die er al aardig groot mee is geworden in de afgelopen 3 jaar. Licentiekosten hoog? So what! Wat kost het dan als het minder goed werkt en er arbeidstijd verloren gaat. Reken je dat dan ook uit?
Strategische ICT adviezen website CMS-keuze
Kies een websysteem of CMS dat past bij je eigen organisatiegrootte. Denk aan het aantal inloggers en of het nodig is er een rolverdeling met rechtenstructuur te hebben, zoals inzender (redacteur), redacteur, eindredacteur. Voor projecten en kleine organisaties is WordPress geschikt, voor grotere kun je denken aan Typo3. Als je marketing en conversie voorop wilt stellen, kies dan voor Phoenis website laten bouwen. Voor eenpitters die heel weinig aan de website willen doen, is Wix weer een optie. Laat je niet verleiden door gekoppelde systemen, zoals een CRM-systeem die ook een website in zich heeft.
Als je een webbureau kiest, vraag dan meerdere voorbeelden van hun werk. Betaal maximaal 50 % vooruit, 25% bij de eerste oplevering, 25% na oplossing van alle bugs en overgebleven wensen die nog niet helemaal uit de verf kwamen. Als je werkt met bestaande templates, zorg dan dat je een template kiest dat bijgehouden blijft worden door een bedrijf of groep van developers. Werk bij voorkeur met open source software, zodat de community de basis in stand houdt. Betrek bij website offerten ook altijd een offerte voor het onderhoudscontract dat erbij hoort. Dat maakt je sterker. Zeker als je 3 webpartijen een offerte laat uitbrengen.
Tot zover wat strategische overwegingen die voor wat mij betreft een open deur zijn.
Gerbengvandijk.nl
Het creëren en beheren van content kost vaak meer tijd dan je denkt. Daarom heeft Gerben Webredactie blog opgezet. Hier deelt hij niet alleen praktische handleidingen en online tips met jou, maar ook met zichzelf: "Oh ja, zo moet ik dat aanpakken!".
Naast zijn bijdragen aan Webredactie blog, schrijft Gerben voor Frankwatching.nl en heeft hij een boek over communicatiewerk organiseren op Amazon.com. De afgelopen tijd onderzoekt hij hoe ChatGPT SEO kan bijdragen aan contentcreatie.