Projectenoverzicht maken in Excel

Microsoft Excel projectenoverzicht maken. Hoe doe je dat?

Maak een projectenoverzicht zodat je ziet met welke projecten je bezig bent. Bespreek je projectenoverzicht regelmatig met een collega of met de projectleider. Dat is een goede stok achter de deur om wekelijks een tijdsplanning te maken.

Projectenoverzicht maken in Excel

Waarom projectenoverzicht maken in Microsoft Excel? Excel is een populair programma binnen Windows 365. Mijn afweging in een corporate omgeving is om mijzelf en collega’s niet op te zadelen met een extra inlog of leercurve.

Als ieder om je heen met Slack, Trello, Asana, Todoist of Toodledo werkt, is dat de overweging. De zoektocht naar de beste apps voor timemanagement of taskmanagement kan tijdrovend en afleidend zijn. Doe dan liever wat moet.

Bespreek je projectenlijst met een collega. Bijvoorbeeld wekelijks. Dit helpt om je projectenoverzicht actueel te houden.

Excel projectenlijst voor dagelijks gebruik met actuele projecten webredactieblog

Excel projectenlijst voor dagelijks gebruik met actuele projecten webredactieblog

Projectenoverzicht in Exel maken

Voor communicatieprojecten organiseren heb je voldoende aan een projectenoverzicht in Microsoft Excel. Maak in een Excel werkmap het volgende overzicht, zie onderstaande kolommen. Van links naar rechts:

  • A: Projectnaam (laat 7 witregels vrij onder elke projectnaam)
  • B: Resultaten (zoals persbericht, video, bijeenkomst)
  • C: Startdatum
  • D: Einddatum en
  • E. Status (doing, on hold, uitbesteed)
  • F: Next step en
  • G. Opmerkingen (maak deze kolom heel breed)

Afwisseling in projecten

Breng een goede mix aan tussen soorten projecten. Werk aan verschillende type projecten ‘tegelijk’: neem een aanjaagproject, een onderzoeksproject en ook een aantal kort-cyclisch klussen. Zeker als deze afwisseling jou goed gaande houdt.

Dossier in je Excel werkmap

Voor elk project heb je ook aantekeningen. Maak per project een tabje aan onderin de werkmap. Dump daarin je notities voor later gebruik. Een projectplan voor verbeteren van communicatie kan weer beter een apart Word-document zijn.

4 uur per week aan planning besteden?

Ik raad je aan om elke week 4 uur te blokken en te besteden aan je projectenoverzicht, mail en agenda. Misschien lijkt 4 uur je wat veel. Maar vergelijk je werkvermogen eens met een platte kar. Die rijdt het beste op vier wielen. Je moet er geen wiel willen afrossen. Dan loopt het niet lekker en gaat de lading schuiven. Dus gebruik het hele dagdeel als remedie tegen stress.

Wat levert een projectenoverzicht je op?

Het is handig om via één scherm overzicht op je projecten te hebben. Het maakt je effectiever als je projecten onder elkaar zet en afweegt welke urgent en belangrijk zijn. Projecten die je pas later hoeft te starten, geef je een latere startdatum. Je kunt zorgen voor synergie tussen projecten. Niet alles hoeft tegelijk. En zo houd je ruimte voor je creativiteit.

Lees meer van mijn tips op Frankwatching.nl.