Overzichtelijke mappenstructuur maken

Vereenvoudig de mappenstructuur van je bestanden. Maak 6 tot 9 mappen aan. En volg deze tips voor bestanden en folders ordenen.

Als je in een Microsoft Office 365 omgeving werkt, dan ligt gebruik van Microsoft Verkenner (Ctrl+E) erg voor de hand. Maar binnen andere tools zoals OneDrive of Google Drive kun je natuurlijk uitgaan van dezelfde mappenstructuur.

9 overzichtelijke mappen maken

Het is de kunst om vrij abstract de hoofd- of focusgebieden van je baan te benoemen. Beperk het aantal mappen. Tot 9 maximaal. Maak geen diepere mappen aan, behalve dan voor foto’s of een ‘Z. bak’ voor alle ‘oude zooi’. Denk aan 6 thematische (project)mappen en ook de mappen:

  • 7. Team,
  • 8. Trends/naslag
  • 9. Werkgever

De mappen 1/m 6 zijn de hoofdzaken van je werk, de thema’s zogezegd. Of projecten die je hebt.

Outlook mappen organiseren

Als je de mappen hebt gemaakt, leg je dezelfde archiefmappen ook in je e-mailprogramma aan. Zet er een @-teken voor. Leer jezelf ook aan om bestandsnamen duidelijk te omschrijven.

Overzichtelijke bestandsnamen

Je start met een datum en eindigt met een versienummer. Voorbeeld: ‘20221014 notities plannen en organiseren v1’. Weer een vaste gewoonte om te trainen.

Lees meer van mijn tips op Frankwatching.nl.

Succes!