Vereenvoudig de mappenstructuur van je bestanden. Maak 6 tot 9 mappen aan. En volg deze tips voor bestanden en folders ordenen.
Als je in een Microsoft Office 365 omgeving werkt, dan ligt gebruik van Microsoft Verkenner (Ctrl+E) erg voor de hand. Maar binnen andere tools zoals OneDrive of Google Drive kun je natuurlijk uitgaan van dezelfde mappenstructuur.
Overzichtelijke mappenstructuur maken
Het is de kunst om vrij abstract de hoofd- of focusgebieden van je baan te benoemen. Beperk het aantal mappen. Tot 9 maximaal. Maak geen diepere mappen aan, behalve dan voor foto’s of een ‘Z. bak’ voor alle ‘oude zooi’. Denk aan 6 thematische (project)mappen en ook de mappen:
- 7. Team,
- 8. Trends/naslag
- 9. Werkgever
De mappen 1/m 6 zijn de hoofdzaken van je werk, de thema’s zogezegd. Of projecten die je hebt.
Outlook mappen organiseren
Als je de mappen hebt gemaakt, leg je dezelfde archiefmappen ook in je e-mailprogramma aan. Zet er een @-teken voor. Leer jezelf ook aan om bestandsnamen duidelijk te omschrijven.
Overzichtelijke bestandsnamen
Je start met een datum en eindigt met een versienummer. Voorbeeld: ‘20221014 notities plannen en organiseren v1’. Weer een vaste gewoonte om te trainen.
Lees meer van mijn tips op Frankwatching.nl.
Het creëren en beheren van content kost vaak meer tijd dan je denkt. Daarom heeft Gerben Webredactie blog opgezet. Hier deelt hij niet alleen praktische handleidingen en online tips met jou, maar ook met zichzelf: "Oh ja, zo moet ik dat aanpakken!".
Naast zijn bijdragen aan Webredactie blog, schrijft Gerben voor Frankwatching.nl en heeft hij een boek over communicatiewerk organiseren op Amazon.com. De afgelopen tijd onderzoekt hij hoe ChatGPT SEO kan bijdragen aan contentcreatie.