Leer productiviteit verhogen in het werk van webredacteur, marketingmanager, PR of communicatiemedewerker. Vervang je chaotische systematiek van werken door meer structuur in je werk aan te brengen. Dus niet steeds harder werken, maar juist slimmer werken.

Lees 7 timemanagement tips en 7 tools voor meer productiviteit in je werkdag.

Productiviteit verhogen tips voor plannen en organiseren van marketing en communicatie werk

In marketing en communicatie werk heb je vaak 1001 dingen te doen. En MOET je goed plannen en organiseren wel leren. Toch is timemanagement moeilijk voor veel mensen.

Het vergt een lange, liefdevolle weg om jezelf te gunnen. Het is als een lange, donkere tunnel doorbikken. Stap-voor-stap ga je werkdruk en werkstress onder controle krijgen. Als je het licht ziet, opent dat de weg naar rust en ruimte. Minder irritaties, meer successen, meer waardering, meer gein. En goede beoordelingen, verlenging, vaste baan e.d.

Het kost mij al jaren. En als ik dit schrijf, ben ook ik er nog niet. Lees hoe ik denk en doe over mijn werk organiseren en doelen die ik stel. Jouw doelen mag je ook altijd delen met mij. Dan nu mijn tips voor productiviteit verhogen.

communicatie werk plannen organiseren timemanagement tips

Verhoog dus je productiviteit met deze 7 tips en 7 tools

Marketing en communicatie werk kan veelzijdig en hectisch zijn. Timemanagement is dan belangrijk voor productiviteit verhogen . Los van alle tips, blijft je werk plannen en organiseren een proces dat je zelf onder de knie moet zien te krijgen. Elke systematiek die je kiest heeft zo zijn tekortkomingen. Er is gewoon geen beste systematiek. Je zult deze nooit vinden. Natuurlijk kan een bepaalde systematiek je meer aanspreken; zoals Agile werken. Maar uiteindelijk komt het neer op discipline. Altijd. Wel kun je het trainen. Nu: 7 tips & 7 tools.

Chaotisch, warrig en creatief? Hoera, dan ben je geen machine

Zelf ben ik een creatieve denker, wat juist vraagt om structuur inbouwen. Binnen een structuur kan ik gemakkelijker tot productief en effectief werken komen. Je kunt alleen geen 100 doelen stellen. Maar begin met 1 of 2 eenvoudige, zeer haalbare doelen. En dan nog zal terugval gebeuren. Even de verkeerde kant op gebeiteld. Even een blinde muur.

 

arbo werkplek inrichten thuis bol com kopen

 

Doelen stellen in je werk en werkomstandigheden

Bouw aan structuur in je werk en vermijd storingen. Houd daarbij rekening met je energie over je dag heen. Het klinkt heel eenvoudig allemaal. Maar het gaat allemaal om ander gedrag. En ander gedrag kiezen, is heel erg moeilijk. Vandaar dat ik eerst inga op hoe je gedragsverandering überhaupt realiseert. Dan zul je zien, dat je eerst (in)zicht nodig hebt in de beloningen die nieuw gedrag jou op zou kunnen leveren.

Oude chaotische werkgewoonten snappen

We hebben het hier over werkgewoonten. Het is nu goed om even te doorgronden wat gewoonten zijn en hoe je die kunt veranderen. Een gewoonte bestaat uit 3 delen.

  • TRIGGER EN OMSTANDIGHEDEN
  • DE AUTOMATISCHE HANDELINGEN (DE GEWOONTE)
  • DE BELONING

De gewoonte die je nu hebt, heeft ook een beloning in zich. Soms meer, soms minder. Erken je die? Weet je wanneer deze gewoonte vooral optreedt? En mogelijk heeft deze een basis in je oude omstandigheden en historie?

 

Nieuwe werkgewoonten aanleren

Als je een nieuwe werkgewoonte wilt aanleren. Dan zul je een aantal dingen moeten begrijpen:

  • Een nieuwe werkgewoonte moet je insluiten door heel kleine doelen te stellen. Elke dag 1 of 2 minuten. Of maximaal een half uur. En dan jezelf één focus voorhouden die verbonden is aan de hoogste beloning (nu of pas later). Je kunt ook beloningen verzinnen die je krijgt als je het gedaan hebt. Dit verbindt je (hersenen) dan aan die actie.
  • Je zult ook voor de nieuwe gewoonten triggers (of cue’s) moeten aanbrengen. Zoals een pop-up op je telefoon. Of gaan zitten in de “belruimte” om gedurende een half uur alle personen achter elkaar te bellen, terwijl je dit eng vindt, bijvoorbeeld.
  • Je zult anderen moeten vertellen dat je het anders wilt gaan doen dan voorheen. Want anders krijg je geen tegenspraak als je terugvalt in je oude gedrag. Het is heel logisch en ook heel fijn om daarin terug te vallen… Dat wetende, kun je er bijna zeker van zijn dat je gaat terugvallen. Dus onderzoek de valkuilen alvast vooraf.
  • Bedenk nu al wat je redenen zijn dat het niet gelukt is. Dus stel jezelf de vraag: “Over een jaar blijkt het mij toch niet gelukt; hoe zou dat zijn gekomen?”. Dit ook doen, geeft zicht op benodigde triggers en succesfactoren.

Laat ik nu doorgaan op de beloningen. Dat is de enige drijfveer die kan maken dat je de gewoonte verandert.

Wat is de intrinsieke beloning bij timemanagement?

Stel nu eens dat een deel van je werkdruk gewoon in je hoofd zit. Je hebt eigenlijk geen idee wanneer je bepaalde taken zal gaan doen. Je hebt het idee dat je iets mist of iemand had moeten terugbellen.

Onaffe zaken geven dus extra stress, angst of ongemakkelijk gevoel. Als je erover nadenkt, kun je dit gevoel vervangen door overzicht, meer rust en beter zaken kunnen afwegen. Niet meteen, maar wel stap-voor-stap.

 

 

Het begint er dus mee om jezelf dus te gunnen. Je helpt jezelf om deze situaties langszaam af te bouwen; door een toename in structurering van je werk. Een perfecte eindsituatie bereik je nooit. Maar je gunt jezelf vast wel minder werkstress.

Werkstress door schijnbaar onophoudelijke mails, taken en vragen

Werkstress die puur voorkomt uit gebrek aan overzicht op je werk, is natuurlijk onnodige stress. Maar stress is stress. En waar komt die stress door. Denk maar eens aan deze stress factoren / stressoren. Je herkent ze vast:

  • Meer mails in je inbox dan je kunt zien –> niet meer weten wat er in staat, niet weten of je acties mist, niet weten of er iets boven je hoofd hangt…. (veelal vermijdbaar).
  • Niet weten wie je heeft gebeld, niet als je samenwerkingspartners in je telefoon hebben –> onbekend nummer, opnemen of niet (veelal vermijdbaar).
  • Taken die anderen zeggen, toch niet opschrijven. Of mails met taken alleen maar een vlag geven, waardoor je NIET 1 takenlijst (in Outlook) hebt (veelal vermijdbaar). Zelf houd ik niet van schriftelijke takenlijsten, omdat het onleesbaar wordt. Maar mocht jij dat wel willen, denk dan aan het takenschrift of bullet-journal dat je dan altijd bij je hebt (zie video voor uitleg)
  • Te lang moeten zoeken naar een bestand, of iemand niet kunnen bedienen, omdat je voor opslaan geen eenduidige manier hebt (veelal vermijdbaar)
  • Niet weten waar je projecten staan, meerdere mappen moeten nalopen, bang zijn dat je niet in de laatste versie werkt (veelal vermijdbaar)

Geen discipline? Voed dan je verlangen (en beloon elke stap)

Je redt het niet op discipline alleen. Het boek ‘Getting Things Done van David Allen‘ (26 euro bij Bol) vertelt je zeker goede werkprincipes. Maar het doen en volhouden ervan is het allermoeilijkste. Het recept om hier gezond mee bezig te zijn, is het versterken van je verlangen, zelfliefde en geduld.

 

 

Het zou goed zijn als je inziet dat het een lange weg is van minimaal 90 dagen om stap-voor-stap verder te komen in timemanagement. Mogelijk moet je 2 dagen puzzelen op de vraag: “Wat is mijn systematiek van werken.”.

Meer focus en overzicht geeft letterlijk rust. Dus ik wil elke goede stap die ik maak belonen. Dus ik hak al mijn doelen in stukjes. En bedenk een beloning voor mezelf als ik weer één stressor minder heb.

7 Productiviteit verhogen tips voor betere timemanagement

Een werkdag die alleen maar bestaat uit reageren op losse dingen. Zo’n werkdag deugt (in veel gevallen) niet. Je zult ook zelf regie moeten houden. En ruimte moeten maken voor (ongestoord) werken aan je eigen prioriteiten.

Naast pauzes en naast afspraken met anderen. Er zijn ook afspraken met jezelf om je werkdoelen te kunnen bereiken. Het kost ook tijd om je bewust te gaan zijn van je projecten, afspraken en taken en in hun onderlinge samenhang.

Vanuit mijn eigen ervaring zijn dit belangrijke productiviteit verhogen tips voor plannen en organiseren (timemanagement) als je het vak van marketing- en communicatie uitoefent.

1. Alles opschrijven, is de basis van timemanagement

Waar het steeds om gaat, is dat je discipline blijft trainen. Alle dingen/taken die in je hoofd zitten, zul je ook buiten jezelf meteen een (terugvindbare) plek moeten geven. Zodat je alle taken als reminders ergens weer tegenkomt. Dat is een basisdiscipline. Een vereiste.

 

 

Als je taken, afspraken, resultaten uit gesprekken, deadlines NIET meer noteert en plek geeft, dan lever je effectiviteit in. Breng deze discipline dus altijd op. Het is het minimum. En daarmee mijn belangrijkste productiviteit verbeteren tip. Je hersenen zijn echt geen harde schijf, zoals bij een computer. Hoe minder je je best doet om dingen te onthouden; hoe minder ruimte je hebt voor je werkzaamheden! Ga uit van één takenlijst. Dit kan bijvoorbeeld in je mailprogramma Outlook Taken. (Voor methodiek, lees verder bij timemanagementtool 2)

Tip: plan 2 uur per week een terugblik en vooruitblik in. Kijk wat deze week niet is gelukt en wat je moet afronden, danwel opnieuw inplannen. Kijk of je zaken moet voorbereiden voor de week die komt. Je bent jezelf stappen voor als je erachter komt dat je nu al wat in gang moet zetten om latere doelen te bereiken.

NB. Zelf vind ik die 2 uur op vrijdagmiddag tussen 1 en 3 een fantastisch streven. Ik ben nu bezig om elke dag 20 minuten op deze manier door te brengen…. In drukke perioden is er weinig tijd. Ik wil wel naar 2 uur toegaan!

2. Maak voor elk project een backlog; uitsplitsing van taken vooraf

Het is normaal dat alles twee of drie keer zoveel tijd kost als je denkt. Het is een valkuil voor iedereen. Als je slim wilt plannen, ontkom je er niet aan om alle taken binnen projecten te splitsen naar deeltaken. Maak dus in Word of Excel een planning (via een tabel) met wat je wanneer wilt gaan doen. Elke deadline, elke taak, splits je uit naar deeltaken. Alleen dan krijg je realistischer beeld over wat moet gebeuren en hoeveel tijd dat mogelijk kost. Je moet erop vertrouwen dat denkwerk vooraf weliswaar moeite kost, maar je werk ontzettend veel effectiever maakt. Zet dit stappenplan of bestand in je projectmap. Maak ook in je mailprogramma dezelfde projectmap aan. Mails bewaar je apart. En documenten bewaar je apart. Dat is heel logisch en kost uiteindelijk het minste tijd.

3. Productiviteit verhogen tip 3: Wekelijks prioriteren doornemen, kiezen wat te doen & wat te delegeren

Naast alles noteren wat je maar te doen hebt, is het belangrijk om wekelijks tijd te nemen, bijvoorbeeld 3 uur, om alle projecten en reminders door te nemen. En zaken te gaan plannen voor de week erna, bijvoorbeeld. Zonder deze discipline bepalen anderen, veel meer dan jezelf, waar je tijd heengaat. Want dan loopt het eens spaak. Als je taken opschrijft, kun je een rangorde erin maken: A (prio), B (belangrijk), C (moet eens), D (delegeren), E (niet doen, naar de Ooit map). Meer over deze Covey ABCDE-methode.

4. Elke dag 2 x 1,5 uur ‘stilteblokken’ in je werkdag (afspraak met jezelf in agenda)

Waarom zou je alleen met anderen afspraken maken en niet ook met jezelf? ’s ochtends (of na pauzes) ben je mentaal het sterkste. Dus plan na een kwartier mail bekijken (alleen urgente mails openen) al taai werk voor jezelf in.

Zet er eventueel concentratie muziek bij op. Plan ’s ochtends 2 blokken van 75 minuten en 15 minuten rust. Neem geen telefoon op, beantwoord geen mails. Denk eerder: “dat komt straks wel”.

Plan zo dus enkele dagdelen in de week waarin je 2 uur de telefoon niet aanneemt, zodat je kunt duiken in een pittige taak. Je belt pas terug na dat tijdsblok. Als dit toch onrust geeft, check dan op natuurlijk rustmoment je voicemail, whatsapp en email. Laat eventueel weten dat je op tijdstip x kan terugbellen. Zet dit voornemen in je agenda. Zo blijf je in de concentratie die je nu hebt voor de taak waar je “nu even in zit.”

arbo werkplek inrichten thuis bol com kopen
Werk desnoods op een andere werkplek dan normaal. En ook: als je iedereen die belangrijk is, in je telefoon hebt gezet, kun je alle onbekende bellers sowieso negeren.

Anyhow, als je wél telefoon opneemt en wél ingaat op een mail die net binnen is, weet dan dat dit je minimaal 7 tot 15 minuten kost. Alleen al door het switchen tussen taken.

WWWW?: Wie Wijs is Weegt af of het kan Wachten

Wachten met 4 wwww dus eigenlijk. :-). Je bereikt gewoon meer in stilteblokken: Zet het alarm erop (afspraak met jezelf). Doe je oortjes in, zodat anderen ook zien dat ze je niet moeten storen. En gebruik deze doorwerktijd.

Dus… omzeil om iemand te mailen in de ochtend

Je hoeft de dag niet te starten met e-mail beantwoorden. Scan de boel. Schuif mails die een taak zijn van langer dan 2 minuten in je takenmap. En schrijf de taak gelijk in je taken. Beantwoord pas mails tijdens de dip na de lunch. Het zou mooi zijn als je mails 1 x leest, tot taak maakt en/of uit zicht schuift. In je inbox zitten in principe dus onbelangrijke mails, want de taken haal je er meteen uit en noteer je als (urgente) taak. Iemand die je spreekt of aan de lijn weet te krijgen, hoef je trouwens helemaal niet meer terug te mailen. Maar over mailmorres, lees je verder nog meer.

Dus… werk stoïcijns en wees telefonisch onbereikbaar

Op kantoor moeten zijn en daar moeten werken, dat is al een behoorlijke tegenstelling. Je bent niet abnormaal of a-sociaal als je oortjes meeneemt om die op te doen zodra je achtergrondgeluiden wilt dimmen. Pas dan kun je iets serieus gaan doen. Denk eraan:  na de koffiepraat & na agenda ’s en inboxen scannen: oortjes in en gaan. De grootste tip voor timemanagement is om al 2 uur aan de gang te zijn voordat de eerste komt koffiedrinken. (Doe ik niet, hoor). Verder; als je soortgelijke taken verzamelt en in een bepaald tijdsblok afhandelt, werkt dat natuurlijk het snelste.

Tot slot bij punt 4: reserveer 20% van de effectieve werktijd voor onzin.

Je zult zien. De dag loopt altijd toch weer anders.

Verder moet je tijd maken voor ongeplande zaken die om de hoek komen, zoals verzoeken, mails en gesprekken. Drie denkbeeldige collega’s komen daarbij altijd ongelegen: De één heet ‘problemen’, de ander ‘misverstanden’.  Een derde ‘drijfzand’. Van hen krijg je zaken toegeschoven waarmee je geen rekening hebt gehouden in je planning. En toch zul je er iets mee moeten; vooral omdat anderen denken dat alles wel even in 10 minuten kan. (Is echt helemaal niet zo.)

Het is trouwens niet erg als de dag anders gelopen is. Morgen is er weer een nieuwe dag.

5. Stress vermijden door dagelijks taken te ordenen

Verminder stress door 20 minuten te nemen om je dag te evalueren en taken opnieuw in te plannen. Ook afsluiten van je werk kost 10 minuten, omdat je de laatste mailtjes checkt. Stel een reminder in op 30 minuten voor afloop van je werkdag. Doordat afronden een ritueel wordt, zul je veel minder stress hebben ’s avonds en ’s nachts. Als je bang bent om sommige taken te vergeten, stuur dan even een mail naar jezelf (of een Whatsappje naar jezelf, zet jezelf in je contacten!). Dus no worries! En ook nu niet bereikbaar zijn; in principe. :-)

6. Terugkerende werkafspraken voor een jaar inplannen

Plan afspraken, waar mogelijk, om 14.00 en 16.00 uur, zodat je de mentale energie voor die dag in de ochtend voor jezelf kunt gebruiken. Plan alle terugkerende afspraken in voor een jaar. Het liefst ook je vakantieperioden / vakantieweken en vrije dagen.

7. Vraag door op deadlines en manage verwachtingen

Niet alles hoeft nu of meteen. Breng elke nieuwe taak in kaart. En zet het dan even weg. Zo leer je om te blijven doen wat je je voorgenomen had voor die dag. Vraag door op deadlines, want mogelijk heb je meer tijd dan je denkt. Mogelijk hoef je maar een tussenstap snel op te leveren en de rest pas later. Geef aan dat je volgende week er pas mee begint (bijvoorbeeld). Zeg in je automatische emailreply (afwezigheidsassistent) binnen hoeveel dagen je reageert. En houd je daar ook aan.

Dit waren de 7 productiviteit verhogen tips, dan nu de tools voor verbetering van je timemanagement als communicatieprofessional.

7 timemanagement tools voor productiviteit verhogen

Als je gewoon met Office 365 werkt, Windows 10, dan zou je je marketing en communicatie werk kunnen plannen en organiseren (timemanagement) via de volgende 7 tools:

  1. Trello
  2. Microsoft Outlook (Mail, Agenda, taken) en Windows Verkenner
  3. Excel werkblad
  4. Microsoft OneNote (gratis) / Toodledo (betaalde versie waarbij je bestanden ook extern kunt opslaan).
  5. WordPress voor website, OBI4wan voor sociale media bijhouden
  6. Mailchimp voor Nieuwsbrief maken, eventueel podcast maken
  7. Whatsapp

Ad 1. Trello (gratis)

Trello is een timemanagementtool dat goed past bij Scrum of Agile werken. In het voorbeeld hieronder is een bord waarop alle gesprekspartners en projecten staan. Per gesprekspartner en project maak je aantekeningen, zoals gesprekspunten voor komende keer, of voor je projecten som je alle taken op die in je project voorkomen.

Dit is puur voor jezelf. Alleen aantekeningen.

Om je eigen denkproces vorm te geven. Alles wat je in het bord kwijt kunt, maakt je hoofd leeg. Je geeft jezelf ruimte door deze productiviteit verbeteren tip te volgen.

Project in Trello

Je kunt ook een team samenbrengen op een gemeenschappelijk Trello bord. Ik doe het niet, maar het kan. Je kunt dus per project een nieuwe Trello bord maken. Indelen doe je zo per project: “Acties/Backlog”, “Nu mee bezig”, “On hold” en “Gedaan”. Dit is een scrumbord dan. Kun je wekelijks of dagelijks (20 minuten) met je team bespreken.

Trello gesprekspartners en benoemen van nog niet actuele projecten timemanagement

Trello gesprekspartners en benoemen van nog niet actuele projecten timemanagement

Handige functies in Trello voor productiever werken

  • Borden maken om alles te organiseren waar je mee bezig bent
  • Trello borden gebruiken om met collega’s, vrienden of familie samen te werken
  • Workflows indelen voor verschillende projecten (to do, doing, on hold, done)
  • Checklists of “To-Do’s” toevoegen aan kaarten en opmerkingen erbij vermelden
  • Taken toewijzen aan jezelf of collega’s voor meer productief werken
  • Reageren op items; op vragen die aan jou gesteld worden
  • Bestanden toevoegen vanaf Google Drive en vanuit Dropbox
  • Foto’s en video’s uploaden
  • Reageren op berichten van Android Wear
  • Kaarten weergeven in een kalenderweergave
  • Offline werken totdat Trello weer contact kan maken met internet

Ad 2. Microsoft Outlook (Mailbox organiseren) en Windows Verkenner

Lege inbox tips voor timemanagement productiviteit outlook

Mailbox organiseren in Outlook. Een nagenoeg lege inbox geeft je geen stress. Als je maar 9 items hebt, dan overzie je het gewoon.

 

Microsoft Outlook productiviteit verhogen tips

Hoe je inbox leeg krijgen? Wat ik nu geleerd heb, is om taken te noteren in de sectie ‘Taken van Outlook’.  Bijv, zie map @A-E, vervolgs sleep je mail naar die map A-E. Dit is je mailbox beheer gedurende je dag. ’s ochtends 20 minuten. En ’s middag 20 minuten (15.00 uur).

Zie ook de 7 tips voor timemanagement die ik in dit artikel al besproken heb.
Bekijk deze mappenstructuur voor Windows Verkenner.

Email sorteren of mailbox organiseren

Hoe kun je je mailbox organiseren zodat deze praktisch leeg is? De Inbox is voor alle nieuwe mails, het is belangrijk dat je taken eruit haalt. Streef ernaar dat alle mails op je beeldscherm passen. Je bereikt dit door mails weg te schuiven als je een taak gedaan hebt. Ook de mails, reacties en updates die met die taak verbonden waren. Leeg je inbox. Streef ernaar dat zichtbare mails op één scherm passen. Ik werk nu aan mijn gewoonte om na de lunch 20 minuten te STENEN. Ik stel een alarm in, dat ik 20 minuten “onder een steen leef”. Ik hoef niet productief te zijn. Als ik maar 20 minuten mail sorteer, wegwerk en opneem in mijn actielijst. Telefoon stil. Dat werkt.

Emailbeheer: vaste mappen indelen

Je kunt jezelf aanleren om sneltoetsen te gebruiken in het omgaan met email.  Een goede email mapstructuur is ook heel behulpzaam. Maak de volgende e-mailmappen aan in Microsoft Outlook Mail:

In de mappenstructuur zet je deze mappen:

  • @ @A-D
  • @ @E-H
  • @ @I-L
  • @ @M-P/Q
  • @ @R-U
  • @ @V-Z
  • @ A_Afwachten
  • @ A_Ooit
  • @ A_Te archiveren/declaren
  • 00 ww’s
  • 05 handleidingen
  • 10 Project X
  • 20 Project Y
  • 30 Project Z
  • 40 Project bestellingen
  • 50 Project drukkerij X
  • 60 Nieuwsbrief 2020 (inzendingen opslaan in mappen met weeknummers van #1 tot #52)
  • [voornaam leidinggevende & HR]
  • [voornaam X, niet zijnde project]
  • [voornaam Y, niet zijnde project]
  • Zie ook: mappenstructuur voor Windows Verkenner.

De methodiek is (deels) van Getting Things Done, David Allen. Deze gaat uit van mappen Actie, Afwachten en Ooit. In mijn geval zjin de acties verdeeld over meerdere mappen, zodat je per map niet veel mails zult hebben, dat vindt je dus sneller de juiste mail. (kortere lijst).

Agenda afspraken beheren

Bekijk bij start van elke werkdag je agenda en wat je afspraken zijn met anderen, en met jezelf (taken). Kleur de afspraken rood en zorg voor reminders erop van 15 minuten (standaard). Stuur jezelf een reminder mail via Toodledo. Als deze niet aankomt, stuur dan naar je Gmail en zorg dat Gmail deze aan je werkmail doorstuurt via een berichtfilter. Ook een offline familiekalender kan daarbij helpen.

Contactpersonen beheren

Natuurlijk is het nog handig om alle contactpersonen sowieso in je Samsung A50 smartphone (zie werkplek inrichten tips)/telefoon te zetten; met ook het emailadres erbij. En bedrijfsnaam (afkorting) achter de voornaam. Zodat als iemand belt, je weet of het een collega is of niet.

Taken beheren

Als een mail binnenkomt, die meer kost dan 2 minuten om af te handelen. Bedenk dan een trefwoord voor de taak. Wat is de beginletter van deze taak? Sleep mail naar de juiste map voor die beginletter. Maak in Outlook een taak aan, waarbij je de beginletter gebruikt en eventuele vindplaats vermeld van document dat je nodig hebt bij de taak. Dus: “Chantal bellen over communicatiebriefing fotograaf, zie map C.”. De mail die Chantal jou stuurde, vind je dus in map @ @A – D. Daar ligt de taak. Op je takenlijst wordt je dus herinnerd aan deze taak en plek. Zie afbeelding hieronder, zodat je ziet dat je ook taken kunt opsommen in Outlook. Sorteren op onderwerp, of op datum van aanmaken van nieuwe taak.

Outlook taken productiviteit bij plannen en organiseren

Taken Outlook prioriteren met ! of ? ervoor, tip

Taken vastleggen is heel ander proces dan taken prioriteren. Eerst alles vastleggen. Ander moment goed bekijken. Voor prioriteiten toekennen aan teken, daar zijn ingewikkelde methodes voor. Zoals prio 1, 2 of 3. Of de ABCDE methode. Dat is hetzelfde, maar dan vraag je je ook af: Kan iemand anders het doen? Zal ik het niet doen? Nog korter is mijn methode: zet voor de taak een ! of een ?. Dus maar 2 keuzen.

Zet bijvoorbeeld in Outlook taken:

! Willem Jenkens terug bellen over tekenen arbeidscontract, zie mailmap W

En als je geen ? of ! voor een taaktitel zet, dan heeft een taak sowieso geen prio en moet je die zelf uitvoeren (of niet). Dus als je taken op Naam/onderwerp sorteert, komen vanzelf de taken bovendrijven met een ! of een ? ervoor. Mogelijk zijn het er nog teveel om de prioriteiten te zien. Zet dan nog een spatie ervoor, of nog een. En je ziet dat die taken dan absoluut aan de top komen te staan.

Windows verkenner gebruiken tips

Qua Windows verkenner (Windows knop+E). Maak dus gelijke mappen voor alle projecten en gesprekspartners. Dus dat heb je dan op 3 plekken: in bestandsmappen, in de mappenstructuur van je email en in Trello. Het is verder handig om een deze mappen te hebben voor webredactie werkzaamheden: @ TEMP afbeeldingen, @ TEMP bijlagen. Alles dat je naar de website moet uploaden; zet je in die mappen. Eventueel een foto bijsnijden voordat je deze in die map zet.

3. Excel (Per tab een project, je contactpersonen, je aantekeningen, wachtwoorden ed)

Maak in Excel een document aan dat je dagelijks gaat gebruiken. Maak een werkblad (tab) aan voor elk project. Een contactenlijst kan ook de eerste tab zijn: @adressen. De Excel zet je elke dag open. Dus altijd toegang tot de meest relevante informatie bij elkaar. Zelf heb ik een tab voor alle contactgegevens die ik vaak nodig hebt. Natuurlijk kun je ook contacten toevoegen aan Outlook contacten, bijv. alleen de externe contacten die ooit handig zijn om te hebben, maar niet persé voor alle dagelijkse contacten.

4. Microsoft OneNote (gratis) / Toodledo (betaalde versie waarbij je bestanden ook extern kunt opslaan).

Ik wijs je op Microsoft OneNote als gratis plek voor aantekeningen. Echter; ik zou dit noteren in je dagelijkse Excel onder het betreffende project of onder je contactpersoon. Verder gebruik ik de betaalde tool Toodledo om daar aantekeningen en bestanden te bewaren die ik, om wat voor redenen dan ook, buiten mijn werkplek zou willen bewaren. Toodledo is ook geschikt voor takenlijsten. Alleen hoe meer applicaties je moet langslopen hoe lastiger. Ik gebruik Toodledo voor privé wachtwoorden (want die van het werk kun je in je dagelijkse Excel opslaan en een backup ervan in je email mapje, genaamd ‘ww’s’. Tot slot gebruik ik toodledo om mezelf elke dag een mail te sturen om bepaalde tijd. Bijvoorbeeld om 9.15 uur: “Check je afspraken” reminder. En “Afronden werk” bijv. Dus via Toodledo kun je jezelf reminders sturen via automatische mails. Reminders zijn duwtjes naar productiviteit verhogen.

5. WordPress voor websites, OBI4wan voor webcare

Qua handig te beweren websysteem is WordPress mijn eerste keuze. Mijn blog staat vol met artikelen over WordPress. Denk aan artikelen zoals: Waarom WordPress, wp thema’s vinden en juiste wp-plugins kiezen. Verder zou ik OBI4wan kiezen voor bijhouden van alle sociale media berichten.

6. Mailchimp voor nieuwsbrieven (of maak een podcast)

Tot 2000 ontvangers kun je Mailchimp gratis gebruiken. Je kunt een mooie Maichimp template maken en tool werkt perfect. Dus voor nieuwsbrieven versturen mag deze tool niet ontbreken. Er zijn ook andere nieuwsbrieven tools.

7. Whatsapp gebruiken tips

Tip: Stel vragen aan collega’s via Whatsapp. Spreek berichten desnoods in, als je toch alleen werkt, kan dat. Gebruik daarvoor het Gboard toetsenbord voor spraak naar tekst. Iemand iets vragen via Whatsapp kost minder tijd dan bellen (tenzij het heel urgent is).

Succes met je werk beter plannen en organiseren…

Tot zover mijn artikel over je marketing- en communicatie werk plannen en organiseren. Hopelijk kun je wat met deze tips voor timemanagement en productiviteit verhogen. Alle feedback op dit artikel is meer dan welkom. Als je dit, al dan niet, doelloos leest, stuur mij gerust een mail. Vertel me jouw favoriete productiviteit verbeteren tips en ervaringen.

Groet,

Gerben G van Dijk.