Hoe schrijf je een goede briefing voor fotografen zonder hun creativiteit te smoren? De meeste fotografen zijn introverte mensen die gesteld zijn op hun vrijheid. Zorg dan ook voor een briefing die de fotograaf wel richting geeft, maar niet alles dichttimmert. Als je een fotograaf wilt inhuren, werkt het goed als je eerst persoonlijk kennismaakt. Daarna kom je dan tot een briefing van maximaal een half A4-tje. Het is deze aanpak die het beste werkt voor freelance fotografen.

Daar komt alleen bij dat over de nieuwe privacywet (AVG) veel onduidelijkheid bestaat. Ook onder fotografen, dus in dit bericht ook concrete tips om goed met de AVG om te gaan. Als het gaat om portretfotografie, maar ook als het gaat om een fotograaf inzetten bij een evenement.

Deze informatie heb ik verkregen bij een bijeenkomst van de Utrechtse communicatiekring (UCK) op 8 oktober 2019. Mijn speciale dank gaat aan naar aanwezige fotografen en ook naar Daniëlle Moelker van de Beeldbalie. Het was een leerzame uitwisseling tussen communicatieprofessionals en fotografen. Leer nu, aan de hand van relevante vragen, hoe je een fotografie briefing kunt maken.

Briefing maken voor fotograaf

Als je een briefing maakt voor de fotograaf, maak het jezelf dan niet al te moeilijk. Kies voor een persoonlijke kennismaking vooraf werk dan toe naar een korte fotografiebriefing. Juist in samenspel met de fotograaf maak je de goede fotografie briefing. Besteed daarbij ook aandacht aan de Privacywet of AVG afspraken:

Briefing fotograaf en privacywet AVG

De AVG roept veel spanning op. Wat mag wel, wat mag niet? Zeker is dat je kinderen nooit zomaar op de foto kunt zetten. In de nieuwe wet moet iedereen (of de ouders) eerst schriftelijk toestemming geven voor vastlegging (NB: eigenlijk de verspreiding) van herkenbare portretten. Als organisatie kun je overwegen om modellen in te huren (bijv. van Dubbel E acteursbureau) om alleen die mensen te fotograferen en daarvoor te contracteren.

Zelf lijkt het mij veel praktischer om een fotograaf op stap te laten gaan met een assistent. De assistent neemt dan alle AVG verklaringen af (zie download onder) en de fotograaf kan in korte tijd vele mensen op de foto zetten. Zelf zou ik het resultaat authentieker vinden. Ook loop je niet het risico op overacting, zogezegd. En je hebt niet op alle foto’s dezelfde mensen (acteurs) staan. Kies juist voor variatie en authenticiteit. Download ook de Toestemmingsverklaring AVG, onderin.

 

briefing fotograaf AVG en evenementen

Een mobiele foto lijkt al snel goed, maar druk deze maar eens af… Om nog maar te zwijgen van lichtsituaties bij congressen en bijeenkomsten.

Eerste kennismaking met de fotograaf

Het moet ‘klikken’ met de fotograaf. Het gaat er ook om dat een fotograaf zich (ook) sociaal goed kan bewegen en mensen op het gemak weet te stellen. Dat is cruciaal voor goede foto’s. Daarbij kan het soms nodig zijn dat de fotograaf al kennis heeft van de branche en het jargon dat in de sector gebruikt wordt. Het maakt overigens wel uit in welk genre je een fotograaf zoekt. Voor fotograferen van interieurs, bijvoorbeeld, is een goed ruimtelijk oog vooral belangrijk.

Inhoud briefing fotograaf

Dus denk eraan: een half A4! In het kennismakingsgesprek, dat je vooraf hebt met de fotograaf, zijn dit relevante vragen om samen door te nemen:

Wie (doelgroep)?

Als het gaat om mensen op de foto? Om welke mensen gaat het dan? Hoe zit het met variatie tussen man-vrouw, jong-oud, etnische diversiteit, aantal personen per foto. Hebben deze mensen een handeling? Gaat het om portret? Zijn de mensen herkenbaar in beeld, of juist niet? Close-up, medium-shots, large-shots nodig? Hoe voorkom je clichès en stereotypen? Wil je mensen die er knap en gezond uitzien of speelt dit geen rol? Is iemand neutraal of juist emotioneel op de foto?

Lachende mensen op de foto of niet? Een algemene richtlijn is wel dat gefotografeerde situaties een positief gevoel opwekken. Mensen hoeven dus echt niet een (tandpasta) lach op het gezicht te hebben. Dat lijken dan net cliché stockfoto’s en die vallen dus niet in de smaak. Blogger Gerry Mc Govern zegt bijvoorbeeld: “And images, all those utterly stupid, useless stock images strewn across the Web. In every organization, there must be a Department of Useless Images.”

 

 

Waar (foto locaties)?

Is het op locatie? Of kan de fotografiesessie beter in de studio georganiseerd worden? Mag je in bepaalde gebouwen fotograferen en is dit wel afgestemd en ondertekend? Zijn er lampen bij nodig? Of is een achtergrond scherm nodig?

Wanneer (fasering, seizoenen)?

Wat zijn de fotografie momenten. Is het eenmalig? Of gaat het om meerdere momenten of om meerdere seizoenen? Kan het in kantoortijden? Zijn de ruimten of locaties dan toegankelijk en is dat ook geregeld? Bereikbare plek? En speelt het weer nog een rol?

Waarom (doelen)?

Waarom worden de foto’s gemaakt? Hoe is dit in het verleden gedaan en wat moet er nu anders? Wat moeten de foto’s teweegbrengen? Wat wil je juist vermijden? Zijn er korte- en langetermijn doelen of is hier geen verschil tussen?

Hoe (kernwaarden, thema en stijl)?

Geef als opdrachtgever aan wat je wilt uitstralen, bijvoorbeeld: plezier, samenwerking, interactie, schoonheid of waardigheid. Geef de kernwaarden aan van je organisatie, zodat de fotograaf begrijpt waar het om gaat. Zeg ook iets over de stijl: persoonlijk of afstandelijk? Geënsceneerd of juist spontaan? Samen of alleen op de foto? Kleurrijk of juist sober en stijlvol? Binnen of buiten? Soms moet de fotograaf weten of er teksten in foto’s moeten komen. Als dat zo is, waar wordt de tekst dan mogelijk in de foto geplaatst? In de groene grasstrook of in een blauwe lucht. Zie trouwens ook handleiding: logo in foto plaatsen (Photoshop).

 

 

Voorbeelden tonen

Het werkt het beste als je stockfoto’s selecteert die voor jou belichamen hoe je het zou willen hebben. Deze foto’s hoef je niet te kopen, je kunt ook linkjes delen naar de foto’s op de plek waar ze aangeboden worden op het internet. Zie voor inspiratie de lijst fotobanken voor rechtenvrije foto’s. Op zich kun je zelfs situaties beschrijven die je graag in beeld gebracht wil zien. Beschrijf dit niet letterlijk. De werkelijkheid is veel rijker dan je eigen fantasie; daar ben ik van overtuigd.

Aantal foto’s, output formaten, bestandsformaten

Geef aan waar de fotografie aan moet voldoen, qua soort bestanden en fotoformaten voor drukwerk en voor online. Denk ook aan speciale toepassing van foto’s in: Facebook (brede achtergrond), Twitter (brede achtergrond), Instagram (vierkante foto’s, evt. ronde hoeken). Denk aan het aantal op te leveren foto’s, zowel bij de voorselectie als na de eindselectie.

Bepaal het aantal liggende foto’s en het totaal van staande foto’s. Bewerkt de fotograaf de foto’s voor de selectie, of juist daarna? Voorziet de fotografie offerte ook in foto bijsnijden, optimalisatie van foto’s (helderheid, contrast, scherpte en witbalans)?  En wat zijn de juiste fotoformaten voor print en voor web aanleveren? En hoe worden bestanden overgedragen? Dus welk type bestanden worden als grote bestanden verstuurd? En naar welk emailadres? En welke grootte in MB?

Fotografie bij evenementen briefen

Is bij binnenkomst geregeld dat bezoekers die NIET op de foto willen een zichtbare sticker op krijgen? Neemt de fotograaf die dag een laptop mee om tijdens de bijeenkomst al een eerste foto vrij te geven voor snel delen op Twitter? Stuurt de fotograaf de dag na het evenement nog meer goede foto’s voor 10.00 uur ’s ochtends? Dit zijn belangrijke afspraken om sociale media updates over het evenement van een professionele uitstraling te voorzien.

 

 

AVG afspraken fotograaf

Bij inzoomen op individuele mensen speelt meteen het probleem van de Privacywet AVG op. Ze zijn herkenbaar en willen dat mogelijk niet. Aangezien je dit soort foto’s wel wilt gebruiken, omdat foto’s van dichtbij juist betrokkenheid oproepen, moet je dus goede afspraken maken, over:

  • Zijn er toestemmingsverklaringen getekend door mensen die herkenbaar op de foto zijn gekomen?
  • Wie neemt deze toestemmingsverklaringen af, tijdens het evenement, in het geval de fotograaf daar geen tijd voor heeft?

AVG Toestemmingsverklaring fotografie downloaden

Op het terrein van privacy, moeten we aan de slag met toestemmingen vragen én vastleggen. Zie de bijlage. Ik vermoed dat deze AVG Toestemmingsverklaring afdoende is. Toch ben ik vooral algemeen juridisch geschoold en ben ik geen specialist op de  gebieden van AVG privacywet, auteursrecht of portretrecht. Dus het gebruik van mijn document is geheel op eigen risico. :-)

Juridisch gezien zou je Facebook en Instagram ook nadrukkelijk moeten vermelden als plekken waar de foto kan komen, maar als je zo’n tekst heel robuust gaat maken, denk ik dat veel minder mensen gaan tekenen. Er staat nu duidelijk in: ook sociale media uitingen. Dus men kan heus snappen dat Facebook daar onder valt… Maar de download is een Word document. Dus je kunt de AVG Toestemmingsverklaring aanpassen naar de foto-opdracht.

Download AVG verklaring voor fotografen onderweg

Download:
Toestemmingsverklaring AVG voor fotograaf en organisatie (Word)

 

 

Succes!

Gerben G van Dijk