Wat zijn de verschillende overlegvormen die communicatieteam nodig heeft? Teamvergaderingen, creatieve sessies en stand-ups. En hoe kunnen WhatsApp groepen daarbij helpen?

Verschillende overlegvormen communicatieteam

Organiseer je overleggen door ze een jaar vooruit te (laten) plannen in alle Agenda’s. Deel agenda’s met (nieuwe) medewerkers, zodat ze op de hoogte kunnen zijn van geplande vergaderingen. Ik wil ervoor pleiten om ook creatieve overleggen te organiseren. Dus lees hoe verschillende soorten vergaderingen of overlegvormen helpen om communicatie te organiseren.

Drie vormen van teamoverleg

Zorg ervoor om drie Communicatie overlegvormen in de jaaragenda van je team te krijgen:

1. Teamvergaderingen Communicatie

Als creatief mens zou je soms willen dat teamvergaderingen dynamischer zijn en ook meer persoonlijk verbindend. Door elke week te vergaderen, maar niet op dezelfde manier. De ene week is voor regulier overleg in een (online) vergaderzaal. Daarin bespreek je inhoudelijke onderwerpen. De andere week is er een stand-up.

Je suggestie van ‘creatiever worden’ kan weerstand oproepen, daarom geef ik de methodiek er meteen bij. Nieuwe ideeën worden snel verworpen als het niet in het logische denken past. Als je het idee eerst logisch maakt via een concept, dan glijdt het voor de hersenen als een roomsoesje naar binnen. En krijgt niemand, onbewust, het idee een grijs muisje te moeten opeten.

2. Stand-up meetings Communicatie

Deze oefening kan zowel online met je team als in een ruimte. Je kunt ieder vragen om een WhatsApp emoji’s uit te kiezen van de lijst. Je kunt de lijst ook printen (tot en met het doodshoofd). Ieder mag in 3 minuten zijn keuze toelichten:

  • Waarom hij of zij deze emoticon kiest (hoort er een verhaal of anekdote bij?)
  • Een persoonlijk succesje (hoe klein ook, of iets anders)
  • Een vraag aan het team (een onderzoeksvraag, hulpvraag en/of praktische vraag)

Noteer de to-do’s en afspraken als dit zinvol is. Bespreek hoe je dit binnen de groep deelt of zichtbaar maakt.

3. Creatieve sessies Communicatie

Doe het voorstel om ook creatieve sessies te houden. Het is belangrijk dat het dan om één onderwerp of thema gaat. Het is een valkuil om dat onderwerp als brainstorm in een gewone vergadering te doen. Meestal ontbreken op dat moment de randvoorwaarden van plezier, connectie en openheid. Zeker als het een ‘vergaderpunt tussendoor’ is. Vaak is er geen tijd om de achterliggende doelstelling te bespreken. Dat lijkt een gepasseerd station te zijn, puur omdat het zwart op wit gedrukt staat.

Een creatieve bijeenkomst geeft betere resultaten omdat je kunt werken aan plezier, connectie en samenhang. Daarom moet het zeker live en in een grote ruimte. Globaal is dit de opbouw: introduceer doel en onderwerp. Zorg dat na de start iedereen het woord eens krijgt. Ga verder met een losmaak oefening uit het boekje Eye Openers. Inventariseer ideeën (zonder oordeel). Weeg ideeën. Kies een weg. Sluit ideeën in die over de uitvoering gaan. Vat samen en schets vervolgstappen. Sluit samen af.

WhatsApp groepen tip

Voor vergaderingen zal je vaak MS Teams of Zoom gebruiken. Het is handig als je buiten vergaderingen om de groep kunt bereiken. WhatsApp heeft voor dat doel mijn voorkeur. Iedereen gebruikt het. Al is er een groep mensen dat liever Signal of Telegram gebruikt.

Als je voor WhatsApp kunt kiezen, dan kun je vergadergroepen inregelen. Tijdens online meetings werkt de MS Teams-chat het makkelijkst. Maak afzonderlijke WhatsApp-groepen aan voor elke vergadergroep. Koppel je computer met WhatsApp via de site web.whatsapp.com. Zo kun je met 10 vingers aan je berichten typen.

Lees ook mijn artikel over teksten dicteren via WhatsApp. En mijn online tip over een Excel projectenplanning maken (zoeken). Bekijk ook mijn longread 2022 op Frankwatching.com.

Succes!