Nieuwsbrief maken en versturen met Word doe je zo

Leer in 1 minuut hoe je een nieuwsbrief kunt maken en versturen met Word, Microsoft Outlook en Excel. Speciale nieuwsbrief software is niet nodig.

nieuwsbrieven-versturen-met-word-en-excel

Word nieuwsbrief maken op naam

Startpunt is een geopend Worddocument en gebruik van Verzendlijst / Mailmerge. Je hebt hiervoor een Excel bestand nodig met als extra kolommen: aanhef en e-mailadres. Tip bij Word Nieuwsbrief versturen: verstuur de e-nieuwsbrief eerst aan jezelf, dan pas aan klanten. Ga je heel vaak mailings versturen? Denk dan aan Mailchimp als nieuwsbrief tool. Lees nu over Word:

 

Stappen e-nieuwsbrieven versturen via Word mailmerge

  1. Maak je e-nieuwsbrief aan in Word, plak je e-mailhandtekening er gewoon in en stel alle lettertypen gelijk, ook qua grootte. Een wettelijke verplichting is dat mensen zich kunnen afmelden van je nieuwsbrief. Je leest onderin dit bericht hoe je een reply emailadres instelt voor mensen die zich willen afmelden*.
  2. Maak een (test) Excel bestand aan met twee kolommen: aanhef en e-mailadres
  3. Koppel je geopende Wordbestand met de bestaande lijst in Excel via “Mailing versturen” (of: Mailmerge). Oftewel: Verzendlijsten -> Adressen selecteren -> gebruik Bestaande lijst. Kies voor “Werkblad1”.
  4. Ga met je cursor achter “Geachte” staan in je Worddocument. Kies voor “Samenvoegvelden invoegen”. Kies voor ‘Aanhef’. In je Word document verschijnt <<aanhef>>.
  5. Via ‘Voorbeeld van het resultaat testen’ kun je door je brieven heen klikken via de pijltjes. Alle namen komen zo langs. Beter is om je Excel lijst eerst te controleren, zodat deze controle stap in Word niet hoeft.
  6. Verstuur de e-nieuwsbrief eerst aan jezelf, dan pas aan klanten. Je kunt dus beter een dummy-Excel werkmap aanmaken met alleen jouw aanhef en e-mailadres.
  7. Controleer hoe je e-nieuwsbrief jou bereikt (check links en plaatjes!)

Tip: Doe een testmailing voor je e-nieuwsbrieven definitief verstuurt

Boeken die mij blij maken (skip deze ads)

ad * afmelden van nieuwsbrief in Word

  • Typ het woord ‘Afmelden van deze nieuwsbrief’.
  • Ga naar invoegen, kies Hyperlink invoegen Hyperlink button
  • Kies in de linkerkolom eerst de optie E-mail Address link

Creating a hyperlink to an email address

  • Type je emailadres in veld ‘E-mail address’
  • Type in veld twee, het onderwerp, de tekst: ‘Graag afmelden voor de nieuwsbrief’.
  • Druk OK (test de link via Ctrl+linkermuisknop)

E-nieuwsbrieven en marketing, links

1) Een succesvolle e-mail marketing strategie begint hier

2) Adreslijstmanagement: activeer je e-mail abonnees in 4 stappen

3) Maak jouw e-mailings eindelijk mobile proof!

Over Gerben G van Dijk

Als WordPress webredacteur Utrecht help ik non-profit organisaties om tot zichtbare en vindbare content te komen die eindgebruikers waarderen. Reageer gerust op deze blog via een reactie. Wil je mij volgen? Connect met mij via LinkedIn.

Comments

  1. Ingrid Brons says:

    Hoi Gerben,

    Vraag, weet je wellicht ook hoe je voorkomt dat de email nieuwsbrief, verzonden via een mailmerge, in de map ongewenste mail terecht komt?

    Hartelijke groet,
    Ingrid Brons

    • Wat je kunt doen is kleine hoeveelheden per keer verzenden, max. 50. Verder geen zwaar mailtje sturen, zo simpel mogelijk. Wil je toch veel beeld gebruiken, gebruik dan gespecialiseerde diensten zoals Mailchimp, of speciale nieuwsbrieven plugin van WordPress. Zie mijn bericht over WordPress plugins in de sectie Sitebouw.

  2. Mailing werkt goed alleen wordt de mail automatisch verstuurd vanaf mijn persoonlijke mail terwijl ik het vanuit onze sales mail wil verzenden? Normaal via outlook kan ik hier wel vanaf e-mailen maar nu kan ik in word niet kiezen tussen mail adressen…

    Iemand enig idee?

    Groet, Roy

  3. Hi Gerben,

    Normaliter verzend ik via Mailchimp. Maar soms is het inderdaad beter om even een meer direct mail via Outlook te versturen, is mijn ervaring. Ik heb je stappen gevolgd het werkt perfect. Dank voor je heldere uitleg!

    Ik vraag me nog wel iets af: hoe voeg ik de wettelijk verplichte mogelijkheid om je af te melden in? Wanneer ik mijn nieuwsbrieven via Mailchimp schrijf is dit geregeld, maar nu weet ik even niet hoe dit te doen. Uiteraard begrijp ik hoe je onderaan Afmelden schrijft, en er vervolgens een link onder hangt. Maar waar haal ik technisch gezien die link vandaan?

    Ik kijk uit naar je reactie!

    Hartelijke groet,
    Moonen Media

    Susan Moonen

    • Je vraag is dus hoe je mensen kunt laten afmelden van je Outlook nieuwsbrief. Als je Mailchimp gebruikt, dan wordt dit al geregeld. De Outlook emailing is handmatig en dat geldt ook voor de wettelijk verplichte afmelden link. Dat doe je zo: Voeg het woord Afmelden in en kies voor link invoegen. Gebruik het format voor de afmeldlink die ik nu onderin het artikel heb gezet. Gerben.

  4. Ha Gerben, dank voor dit stuk! Heel heldere uitleg. Is het ook mogelijk om een bijlage aan de mail toe te voegen?

    Bij voorbaat veel dank!

    Met groet,
    N.

    • Ik verwacht niet dat je bijlagen kunt toevoegen. Wat wel eenvoudig kan, is een PDF uploaden naar Slideshare. In de mailing kun je dan linken naar het document dat online op Slideshare staat. Eventueel kun je dit document beveiligen met een wachtwoord dat je ook prijsgeeft in je mailing.

Trackbacks

  1. […] Stel breedte in op 500 pixcels. Sla je kaart op als PNG. De nieuwsjaargroet kun je bijvoorbeeld als digitale nieuwsbrief […]

Laat een reactie achter op Ingrid Brons Reactie annuleren

*