Ik ben nog niet toegekomen aan het uitwerken van een download. Wel kun je lezen welke prioriteiteiten je kunt stellen in het werk van webredacteur en welke to-do-lijsten (takentools) handig zijn om te gebruiken. Het noteren van taken helpt (mij) enorm om ze op het netvlies te krijgen. En ook te houden. Het takensysteem dat je kiest, maakt eigenlijk niet zoveel uit. Cruciaal is dat je taken regelmatig, lees: wekelijks of maandelijks, doorleest en taken bijwerkt. Zelf kies ik wel voor een to-do tool die ik altijd kan raadplegen, via telefoon of computer. Als mij een taak te binnen schiet, kan ik het dan tenminste ook meteen vastleggen.

3 beste takenlijsten voor webredactie

  • Mijn tip: Toodledo.com (Silver abonnement): veelzijdig, reminders, uploaden files
  • Ik raad af: Wunderlist (te eenvoudig): simpel, goedkoop, taken opslaan naar prio.
  • Ik ben nieuwsgierig naar Trello.com, maar is handig voor samenwerken (Agile/Scrum).

Webredactiewerk prioriteiten naar prio 1, prio 2 en prio 3

Webredactie Prio 1

  • Mails lezen van leidinggevende en directe collega’s: hoogste prioriteit (1)
  • Door externe gemelde fout(en) op de website: hoge prioriteit (1)
  • Actualiteit van de homepage en belangrijke landingspages of berichten (1).
  • Extern nieuws(berichten) en niewsbrieven: hoge prioriteit (1)
  • Deelname aan koffiemomenten met taart rondom een collega: hoge prioriteit (1)

Webredactie Prio 2

  • Intern nieuws (intranet): prioriteit (2)
  • Verzoeken van communicatie collega’s (en andere collega’s): prioriteit (2)
  • Ontwikkelen online communicatiebeleid (is jouw prio 1 zodra je tijd hebt)

Webredactie Prio 3

  • Broken links oplossen: lage prioriteit (3), tenzij het een verzoek is, dan (2)
  • Contentverbetering: lage prioriteit (3), tenzij het een verzoek is, dan 2 (2)
  • SEO optimaliseren: lage prioriteit (3) (in de non-profit + wordt niet gesnapt. (doe het on-the-flow)
  • Statistieken over de website: lage prioriteit (3), maar als gevraagd, dan wel prio.
  • Maken van handleidingen en video’s: lage prioriteit, tenzij het een verzoek is.
  • maken van video’s en infographics: leuk, maar blijft bij iedereen vaak liggen, prio (3) (tenzij het een bedrijfsstrategie wordt/is)

10 dagelijkse werkprincipes voor webredacteuren

  1. Check je agenda als eerste, zet bij start van de dag een afspraak erin voor jezelf: agenda checken (met reminder, 5 minuten).
  2. Lees elke dag (nieuwe) mails en verzoeken, vink aan wat een taak is (of mail ze door naar je to-do software), eerst overzicht, dan gaan inplannen! Beantwoord mail met maximaal twee regels tekst. Anders bijlagen/links toevoegen. Geen mails beantwoorden als die niet nodig zijn.
  3. Stel 1 doel per dag en géén twee. Dus zeg niet tegen jezelf, in de ochtend doe ik dit. En middags doe ik dat…. Als je eerst iets anders gaat doen, dan wat eigenlijk belangrijk is, de prio 2, dan blijft de prio 1 die dag liggen…. Je kunt altijd nog een doel 2 stellen als doel 1 is behaald.
  4. Plan een vaste tijd in voor terugkerende, stomme klusjes, zoals tijdschrijven of broken links verhelpen; bijvoorbeeld direct na de lunch (in de lunchdip).
  5. Elk verzoek kan interpretatieverschil opleveren over de aanpak en het verwachte resultaat. Zorg daarom altijd voor één contenteigenaar die je content beoordeelt: probeer er altijd voor te zorgen dat er één contenteigenaar is die mag beslissen over de inhoud en formuleringen.
  6. Herschrijf pas een tekst als je de contenteigenaar eerst inhoudelijk gesproken hebt, het levert veel tijd op om vanuit juiste kennis te gaan schrijven. Teksten ‘light’ redigeren, werkt beter dan zwaar, anders herkennen auteurs zich niet meer in hun tekst. Behoud daarom de indeling en volgorde van de tekst. Na goedkeuring van de tekst kun je bij plaatsen van de content in het websysteem (CMS) altijd nog met blokken tekst gaan schuiven. En er komt sowieso een tweede ronde van goedkeuring als het op de website is gekomen. Je krijgt een blijere klant als je eerst alle links zelf hebt gecheckt. En de tekst nog eenmaal lijst vanuit de ‘Netflix-houding’, dus eens als consument naar de tekst probeert te kijken. Dan zie je ook de fouten die meer mensen opvallen. Herstel deze!
  7. Kortom, elk concept eerst op schrift (in Word) goed krijgen, dan pas online gaan zetten.
  8. Omgaan met beeld. Plaatjes zoeken kost vaak veel tijd. Terwijl op oude plaatjes ooit al goedkeuring op is gegeven. Om die reden, bespaart het tijd om bestaande plaatjes te (her)gebruiken en niet zomaar te gaan zoeken naar nieuwe plaatjes. Bespaar zoektijd en bespaar discussie: gebruik een beeldbank.
  9. Mail mensen de link als je gepubliceerd hebt, vraag per omgaande of ze willen controleren op onjuistheden.
  10. Als je de computer afsluit, kijk dan of alle bestanden wel opgeslagen zijn die je verbeterd hebt.

N.B. Het noteren van taken helpt enorm om er ook aan toe te komen. Zeker als je de lijst met regelmaat doorleest

Groet en deel gerust je persoonlijke tips hieronder!

Gerben G. van Dijk.