Kantoortuinen zijn killing voor concentratie. De vele gesprekken, afleidende beweging, geluiden in de gang, brommende computers. Het geeft concentratieproblemen die uitermate irritant zijn als je wilt doorwerken. In dit artikel de beste tips om concentratieproblemen op kantoor te voorkomen.

Concentratieproblemen zijn inherent aan werken op een kantoor. Collega’s voeren privégesprekken, Whatsapp en email vragen om je aandacht en collega’s staan op willekeurige momenten aan je bureau voor allerlei onzinnige verzoeken.

Concentratieproblemen op kantoor zijn normaal…

Verstoringen en afleidingen op kantoor zijn nu zo normaal dat je je kunt afvragen of thuiswerken de enige oplossing is om geconcentreerd te blijven werken. Thuiswerken om afleiding te voorkomen, is één manier, maar er zijn meer tips:

Alle tips bij concentratieproblemen op kantoor

De tips bij concentratieproblemen op kantoor zijn in te delen in zes gebieden: de werkplek, dagindeling, mails, de taken, pauzes en de werk en privé balans.

1. Minder afleiding op je werkplek

  1. Zorg voor een leeg bureau: elk papiertje, fotootje of BIC-balpen kan een gedachte oproepen die je afleidt van het werk…
  2. Kies een stillere plek; zorg dat je een eigen laptop hebt en dus overal kunt werken. Heb je geen eigen laptop? Voor minder dan 600 euro heb je een goede Asus laptop. Dat beetje geld moet je werkgever wel overhebben voor deze betaalbare kantoorlaptop.
  3. Zeg dat je even niet aanspreekbaar en bereikbaar bent. Je collega’s dit duidelijk zeggen, is één ding. Echt fysiek ergens anders zijn, is altijd het beste om te doen. Echter, soms kan dat niet, bijvoorbeeld omdat de baas je wil zien werken of omdat overleg op kantoor noodzakelijk is. Wat je in dat geval altijd kan doen:
  4. Sluit jezelf af door een hoofdtelefoon op te zetten. Het meest effectiefste om op kantoor te doen, is een koptelefoon op te zetten. Ik raad je een computer hoofdtelefoon zonder draad aan (bluetooth), zodat je zonder  een ruk aan je nek te krijgen naar de printer kunt lopen en er geen computer van tafel afdondert… Muziek in de hoofdtelefoon dempt de irritante gesprekken van collega’s. Luister naar Pinguin radio, dit is een online radiostation met allerlei leuke muzieksoorten. Maar een koptelefoon opdoen, zonder dat er geluid aanstaat, is ook slim, prima en praktisch!!! Verder is er nog Nederland.fm natuurlijk.
  5. Zet alle meldingen van Whatsapp en die van je emailprogramma op stil. ‘Blokkeer’ websites zoals Facebook, nu.nl en Gmail. Zeg tegen jezelf: dat doe ik thuis. Voorkom dat je hiervan meldingen krijgt.
  6. Koop de labelprinter van Brother om je fysieke papieren snel te ordenen.  En een scanner  van HP om ingekomen post meteen digitaal op te slaan.

2. Meer concentratie door natuurlijke dagindeling

  1. Bewaar het eerste half uur voor al je mailtjes en gesprekjes met collega’s.
  2. Neem 1,5 uur voor een taaie klus. Je kunt maar 3 uur per dag een taaie klus doen….
  3. Bewaar voor elk dagdeel 1 uur voor onverwachtse werkzaamheden, dan wel verzoeken.
  4. Neem altijd een lunchpauze, ga daarbij weg van je werkplek (zie verderop meer over pauze nemen)
  5. Doe na de lunch een taak die NIET geestelijk intensief is…
  6. Neem 1,5 uur om een zware taak te doen, zonder concentratieproblemen door de after-lunch-dip.
  7. Reserveer op het einde van de dag half uur voor je takenlijst, losse mails, agenda, afronden van taken.

3. Betere omgang met mail om tijd te besparen

  1. Verzuip niet in je mail. Lees bij start van je werkdag alle nieuwe mail door: gooi weg wat gelezen is, markeer wat een taak is. Ga taken (nog) NIET doen!
  2. Lees na de lunch je mail en tegen het einde van de werkdag. 3 x per dag dus.
  3. Schrijf als antwoord mailtjes van maximaal 2 regels tekst. Sluit een bijlage of link bij als je meer wilt zeggen of overdragen.
  4. Lees eventueel het boek Getting Things Done en leer de principes van effectiever mailen en werken.

4. Betere concentratie op de taken, voorkom afleiding

  1. Bedenk bij start van je werkdag welk ultiem doel je die dag gehaald wilt hebben om tevreden te zijn. Ik zeg heel duidelijk: één doel. Verzin er niet meer, want dan ga je mogelijk van starten met een doel met prio 2. Dus: stel een prio 1 doel voor elke werkdag.
  2. Reken af met uitstel en uitstelgedachten. De effectiefste methode is om je taak in te delen in drie fases: voorbereiden, doen en afronden (afwerken/overdragen). De grap is dat voorbereiden en afronden meestal geen concentratieproblemen opleveren en daarmee laagdrempelig zijn. Wanneer je opziet tegen taken, definieer dan de voorbereiding en start daar meteen mee. Doe je taaie taak zo lang mogelijk. Het afronden (mailen e.d.) kan dag later…
  3. Leg een kladblok op je bureau. Schrijf daar de taken op die je nu niet kunt doen en bang bent om te vergeten. Zeg tegen jezelf: in de pauze kijk ik er weer naar. Beloof jezelf dat je op het einde van de werkdag de dingen nog in je takenlijst, ik gebruik Toodledo Silver , gaat zetten of in je agenda, zodat je ze echt niet zult vergeten.
  4. Plan elk (mondeling) verzoek in. Accepteer dat andere mensen beschikken over je tijd, ook als je dat niet wilt. Ga uit van 4 á 5 uren effectief werken op een kantoor. Zet blokken in je agenda voor het doorlopende werk en blokken voor het ‘zware denkwerk’ dat je te doen hebt.
  5. Reageer als mensen tegen je praten, ga erop in, dat levert uiteindelijk altijd meer krediet op dan ‘goed presteren’. Goede werkrelaties zijn zeer belangrijk.
  6. Lees eventueel het boek Getting Things Done en leer de principes van effectiever mailen en werken.

5. Tijdig pauze nemen voor meer concentratie!

  1. Pauze? Verlaat de werkruimte! Beweeg! Drink water!
  2. Geloof het of niet, maar ZUURSTOF, is een goede remedie tegen concentratieproblemen. Zorg dat je af en toe loopt. Het liefst buiten natuurlijk, want daar is vooral zuurstof. Zo voorkom je ook droge ogen door de airco of benauwdheid. Is naar buiten gaan een drempel? Ga dan naar de wc en was je handen, stop je polsen onder de koude kraan.
  3. Drink WATER en spoel daarbij ook gelijk je gezicht. En kijk even uit het raam, omdat in- en uitzoomen op werk een gezonde cadans geeft.

6. Meer focus door goede werk en privé balans

  1. Zorg voor een goede nachtrust. Neem vandaag drie besluiten:
      • Het besluit om je mobiele telefoon buiten je slaapkamer te houden en een wekker aan te schaffen.
      • De beslissing om na 22.00 uur geen beeldscherm en smartphone scherm meer te bekijken.
      • Het besluit om na het avondeten geen cafeïne en geen alcohol meer te drinken (op werkdagen).
  1. Laat het werk echt even los, in het weekend zeker. Doe een sport of ga wandelen of fietsen in je weekend. Gun jezelf een werkvrije-gedachten-dag…
  2. Stop je leven niet vol activiteiten. Temper ambities als je op een belangrijk terrein concentratieproblemen krijgt.
  3. Vraag snel hulp bij emotionele problemen, want dan krijg je ze eerder onder controle: zorgen, rouw, boosheid en emotie vreten aan je concentratie.

Concentratieproblemen door mismatch met taken? Doe er wat aan!

Mogelijk passen de taken niet bij jou. Heb je andere kwaliteiten?, bespreek dit met collega’s en leidinggevende. Raadpleeg het boek: Benut je sterke kanten. Wat ook kan, is dat je de taken niet zo zinning vindt. Dat kan, maar bespreek dat met collega’s. Als je het belang van taken vergroot, vergroot je ook je concentratie ervoor.

Concentratieproblemen door uitputting of stress? Doe er wat aan!

Het is logisch als je door stress of door overgangen minder aandacht hebt voor je taken. Concentratieproblemen zijn vrij normaal bij rouwverwerking of perspectiefverlies. Soms kost het tijd om dingen plek te geven. Verder kunnen dingen buiten het werk hun tol eisen: uitputting, te hard werken, een verhuizing e.d. Voorkom burn-out en trek tijdig grenzen. Als je meer dan 1 nacht heel slecht slaapt en je merkt dat je maalt over je werk, neem dan nu meteen maatregelen.

Links voor verder lezen om concentratieproblemen op kantoor tegen te gaan

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *