Last van wollige teksten en snak je naar klare taal? Probeer je een expert te bewegen naar een meer klantvriendelijke tekst? Tap eens uit een ander vaatje… Ga expert content schrijven via Pair writing. Dat is de boodschap van Wiep Hamstra die mij eens een webschrijven workshop gaf over ‘Pair writing’. Ontdek hoe dit gaat en lees ook mijn bericht over B1 schrijven! Bekijk ook mijn diensten: webredactie, content coaching en SEO-diensten Utrecht.
Winst voor de gebruiker is bruikbare content dat antwoord op vragen geeft. Winst voor je organisatie is dat je zonder heen-en-weer mailen, uitstel en afwachten toch tot een (geaccepteerde) tekst komt.
Een alternatief voor ellenlange zinnen
Als je een expert juridische teksten, beleidsteksten of procedures laat schrijven, worden ze al snel te complex. Denk aan juridische zinnen, met meerdere bijzinnen, waar maar geen eind aan komt, en dat alles in het voorliggende kader van de historische besluitvorming. Dit soort zinnen dus. Pair writing biedt je een uitweg…
Pair writing in het kort: begin helemaal opnieuw met content maken, maar doe het wel in dialoog met de expert; de ‘subject matter expert’ (SME). Pair Writing is slechts één beschikbare methode voor expert content schrijven. Je doet het als redigeren niet echt een optie is. En als je zonder te blijven mailen een goed resultaat wilt. Al kost het wel een dagdeel. Resultaat is wel één webpagina in klare taal. Eén pagina is genoeg voor één webtaak.
Benodigd bij pair writing (bij meerdere duo’s)
- beamer
- Google docs software
- laptop per duo
- vooranalyse doc (zie verder)
- casus/taak die je wilt beschrijven per duo
- koekjes (volgens Wiep Hamstra echt een tip)
Opwarming: Wat is goede content?
Goede content is in het algemeen:
- relevant
- bruikbaar
- kwalitief en juist (de waarde van expert content)
- kwantiteit (niet te lang, niet te kort)
- leesbaar en in klare taal
- goed van toon (sluit aan bij thema en/of stemming lezer)
Samenwerken met de Subject matter expert
Pair writing is ondermeer dat je vooraf, samen met de expert, de doelen van de tekst bepaalt, waarbij je uitgaat van organisatiedoelen én de doelen van de lezer. Verder sta je nadrukkelijk stil bij de acties die je lezer op de webpagina moet kunnen doen. En via welke weg hij of zij op de betreffende webpagina komt. Goede content is relevant, bruikbaar, niet al te lang en bruikbaar. Nog losstaand van het feit dat wat er staat wel degelijk moet kloppen. In tweetal maak je de vooranalyse van je tekst, maar ook het uitwerken doe je samen, bij toerbeurten, zie: schema. Je gaat samen voor een tekst; de online specialist en de ‘subject matter expert’ (SME).
Expert content schrijven als workshop
Alhoewel je in tweetal kunt starten. Levert het meer op door meerdere tweetallen samen te brengen (2,3 of 4). Het gaat dan om het opzetten van een workshop Pair Writing waarbij ook duo’s elkaar van feedback voorzien. Het levert meer op als er meer feedback ontstaat; tussen de expert en de contentspecialist. Maar niet alleen binnen een duo, maar ook vanuit de andere duo’s. Wiep Hamstra onderscheidt zes stappen in de workshop. Deze zijn als volgt.
Stap 1: Onderwerpen ontdekken
Welke onderwerpen zijn taai of moeilijk, of wellicht nog niet geschreven? Mogelijk zijn er wel teksten, maar is nog onvoldoende nagedacht over de noodzaak voor de lezer en de precieze acties die centraal zouden moeten staan.
Stap 2: Plan de training in: Pair writing
Ga uit van een dagdeel, verdeel de onderwerpen over 2,3 of 4 duo’s.
Stap 3: Elk duo maakt een vooranalyse (25 minuten)
Valkuil van elke organisatie is de interne gerichtheid. Een expert kent zijn onderwerp zo goed, dat hij bijna alles wel online zou kunnen delen: hij of zij denkt dat wat in zijn hoofd zit; op die manier ook relevant is voor de wereld. Integendeel, die bulk is juist troep op een website. Het gaat erom wat de lezer ermee kan en mee moet. Vandaar dat je organisatiedoelen en doelen van de lezer tegenover elkaar moet afwegen. Vragen:
- Wat zijn de organisatiedoelen met deze expert tekst? Wat is de achterliggende missie?
- Wat wil de lezer echt weten, welke vragen moeten we als eerste beantwoorden? Zijn wij ook de aangewezen partij om deze vragen te beantwoorden?
- Hoe navigeert de webbezoeker naar de webpagina, hoe komt hij op deze pagina en wat is de gewenste conversie, oftewel, wat gaat de lezer erna doen: bellen, een formulier invullen, lid worden van de nieuwsbrief? Je moet dus weten wat de online klantreis is in opeenvolgende webpagina’s.
- Expert content schrijven, begint dus met deze vooranalyse: (zie doc).
Stap 4: Presentatie van de vooranalyses (25 minuten)
Elk duo presenteert hun vooranalyse. Iedereen kan feedback geven. Het is praktisch om tijdens de feedback een beamer aan te zetten. De feedback verhoogt de kwaliteit en geeft ideeën voor indeling en/of vormgeving.
Stap 5: Content schrijven voor eerste kladversie (25 – 35 minuten)
Waar het om gaat, is dat de duo’s samen deze schrijfsessie houden, waarbij de rollen duidelijk zijn verdeeld. De één schrijft, de ander stelt vragen. Zou je niet…, Wat bedoel je met? Etc. Pas in de ronde hierna draai je de rollen om.
Je hebt maar korte tijd om in deze concepttekst de hoofdvragen te beantwoorden. Naast de inhoudelijke informatie gaat het ook om waar je de links / acties in de tekst plaatst (de conversie). De belangrijkste antwoorden staan bovenin de tekst. Minder belangrijke vragen komen erna.
Stap 6: Presentatie van de kladtekst
Daarna presenteer je de tekst aan de andere peers (duo’s) en krijg je verdere feedback of content ideeën. Mogelijk ook ideeën, zoals een infographic maken bijvoorbeeld. De tijdsdruk helpt om korte expert content te schrijven. De input van anderen, de feedback, is erop gericht om de content compleet te maken.
Stap 7: Content redigeren voor tweede versie (30 – 45 minuten)
Je wisselt van rol binnen het duo. Wie eerst schreef, stelt nu de vragen. En andersom. Je zou zelfs kunnen wisselen binnen duo’s, maar dat is misschien ook lastig en wat veel gevraagd. Het is belangrijk dat duo’s blijven bestaan uit een inhoudsdeskundige en een communicatiespecialist.
Klare taal als resultaat
Resultaat is een door de expert geaccepteerde tekst, waarop bovendien meerdere mensen hun feedback hebben gegeven. Grote winst, nogmaals, is dat je zonder heen-en-weer mailen, uitstel en afwachten (relatief) snel tot een tekst komt. Bij elkaar zitten, is echt samenwerken. Het lijkt omslachtig, maar de hoge drukpan zorgt ervoor dat de vurig gewenste, begrijpelijk expert content er ook echt komt. De experts die je content schrijven, moeten wel mandaat hebben en moeten niet worden teruggefloten nadat een andere collega van vakantie is teruggekeerd…
UX-writers opgelet. Leestips voor UX writing oftewel 3V-teksten schrijven
Wat is UX-writing? Welnu: Vriendelijk, Volwassen en Vertrouwenwekkend, daar moeten teksten van overheden aan voldoen. Oftewel: geen B1-teksten maar 3V teksten. Dit stelt Wiep Hamstra binnen de Direct Duidelijk Tour. Helder en duidelijk schrijven doe je niet alleen met goede UX van de website (informatieanalyse en contentordening), maar ook door inwoners of burgers persoonlijk aan te spreken met webteksten volgens de 3 v’s: Vriendelijk, Volwassen en Vertrouwenwekkend.
Dit zijn persoonlijke leestips van Wiep Hamstra voor iedereen die doet aan copywriting voor overheidswebsites. Zoals zij die deelde op LinkedIn in november 2022.
Leestips voor UX writing volgens Wiep Hamstra op LinkedIn.
Boek Schrijven voor het brein, waar bestellen?
Voor commercieel schrijven via de principes van psychologische beïnvloeding is in 2022 het boek “Schrijven voor het brein” verschenen. Schrijver is Wim van der Mark. Zoals ook bovenstaande boektips voor persoonlijk, vriendelijk, vertrouwwekkend, volwassen (3v’s) en dus ook klantgericht schrijven. Deze boeken over tekstschrijven, UX copywritingen, zijn te koop bij Bol.com.
Extra tip: Micro enquete onder doelgroep
Een tweede methode voor meer bruikbare content, is meerdere eindlezers mailen met de vraag: “er komt een pagina over ….. (2 zinnen)”. Welke vragen moeten wij hierin beantwoorden? En wat zijn de belangrijkste twee vragen? Na de respons pas gaan schrijven.
Deel en reageer! Gerben G van Dijk.
Het creëren en beheren van content kost vaak meer tijd dan je denkt. Daarom heeft Gerben Webredactie blog opgezet. Hier deelt hij niet alleen praktische handleidingen en online tips met jou, maar ook met zichzelf: "Oh ja, zo moet ik dat aanpakken!".
Naast zijn bijdragen aan Webredactie blog, schrijft Gerben voor Frankwatching.nl en heeft hij een boek over communicatiewerk organiseren op Amazon.com. De afgelopen tijd onderzoekt hij hoe ChatGPT SEO kan bijdragen aan contentcreatie.